Hilfe für die Verwaltung

Wichtig für eine gute innere Organisation ist für den Feuerwehrkommandanten in jedem Fall die Zusammenarbeit mit seiner  Verwaltung und den dafür Verantwortlichen (Leiter des Verwaltungsdienstes und sein Stellvertreter). Folgende Agenden sind dabei zu beachten:

Die Finanzgebarung der Feuerwehr, Rechnungsabschluss und Voranschlag: 

  • Kassabuch:
  • Ob die Finanzgebarung der Feuerwehr mittels einfacher Einnahmen- Ausgabenrechnung (langläufig Kassabuch genannt) oder über eine EDV - Buchhaltung geführt wird, hängt von der Größe der Feuerwehr bzw. von der  fachlichen Ausbildung der damit beauftragten Feuerwehrmitglieder ab.
  • Wird die Finanzgebarung mit einem Kassabuch, wo alle Einnahmen und Ausgaben erfasst werden, geführt, ist es relativ umständlich die einzelnen Stände, wie Bargeldbestand, Bestände auf den Bankkonten oder  Sparbüchern, festzustellen. Es muss auf jeden Fall immer der letzte aktuelle Stand der Bankkonten bzw. der Sparbücher vorhanden sein, um den Bargeldbestand ermitteln zu können.
  • Besser ist dagegen schon eine Teilung der Handkassa und der Bankkonten in verschiedene Bücher, wobei ein Kommentar auf den Bankkontenauszügen schon genügen kann. Die Bewegungen auf den Sparbüchern dokumentieren  sich von selbst. Um den Bargeldbestand festzustellen, muss man hier nur den Saldo im Buch für die Handkasse ermitteln. Auch der Geldfluss ist transparenter. Um eine Vermögensrechnung erstellen zu können, müssen die einzelnen Saldi ermittelt und zusammengezählt werden.
  • Am einfachsten ist die Finanzgebarung mit einem EDV-Programm (z.B. "FDISK") zu führen. Hier können auf einfache Weise die einzelnen Einnahmen und Ausgaben auf die jeweiligen Kostenstellen (Konten)  verbucht werden. Der Ausdruck von verschiedensten Listen, wie Buchungsjournal, Kontenausdrucke, Einnahmen - Ausgabenrechnung ist jederzeit über jeden Zeitraum möglich. Auch die Erstellung des  Rechnungsabschlusses und des Entwurfes für den Voranschlag ist mit diesem Programm auf einfache Weise gegeben.
  • Rechnungsabschluss:
  • Der Rechnungsabschluss ist der Mitgliederversammlung zur Genehmigung vorzulegen. Zuvor ist das Rechenwerk von den Kassaprüfern zu prüfen. Darüber ist eine Niederschrift aufzunehmen, welche von den Kassaprüfern,  dem Leiter des Verwaltungsdienstes und dem Feuerwehrkommandanten zu unterfertigen ist. Die Kassaprüfer werden von der Mitgliederversammlung gewählt. Kassaprüfer kann man höchsten zwei Jahr hintereinander sein!
  • Die Genehmigung des Rechnungsabschlusses ist in der Niederschrift über die Mitgliederversammlung festzuhalten.
  • Voranschlag:
  • Der Voranschlag für das kommende Jahr ist vom Feuerwehrkommandanten in Zusammenarbeit mit der Verwaltung zu erstellen. Die laufenden Einnahmen und Ausgaben können vom Rechnungsabschluss des vergangen Jahres  übernommen werden. Geplante außerordentliche Einnahmen und Ausgaben sind schätzungsweise im Voranschlag anzusetzen. Der Voranschlag ist von der Mitgliederversammlung mehrheitlich zu beschließen. Dieser Vorgang  ist ebenfalls in der Niederschrift über die Mitgliederversammlung festzuhalten.
  • Werden gewisse Aufwendungen für die Feuerwehr von der Gemeinde getragen, sind diese dem Bürgermeister rechtzeitig zur Gemeindebutgeterstellung (Oktober, November des Vorjahres) mitzuteilen.
  • Die Anschaffung von Fahrzeugen, Geräten und Ausrüstungsgegenständen und deren Förderung:
  • Die Anschaffung von Fahrzeugen, Geräten und Ausrüstungsgegenstände ist oft eine komplizierte und zeitaufwendige Angelegenheit. Je besser man darüber Bescheid weiß desto einfacher wird es.
  • Vor der Anschaffung sollte man sich ausführlich über des anzukaufende Fahrzeug, Gerät oder den Ausrüstungsgegenstand (z.B. bei anderen Wehren und deren Erfahrung damit) erkundigen. Auch bei den Technikern des  NÖ. Landesfeuerwehrkommando (Ing. Kurt Jestl oder Dominik Kerschbaumer) kann man jederzeit Auskunft einholen. Dies ist besonders wichtig, wenn EU-weit ausgeschrieben werden muss (ab 200.000,- Euro ohne MWSt)
  • Da es derzeit fast nur fixe Förderungssätze gibt, welche in ihrer Höhe unterschiedlich sind (Prokopfaufkommen - Gemeinden im Landesdurchschnitt oder darunter bzw. Gemeinden über dem Landesdurchschnitt), ist ein  gut ausgehandelter, kostengünstiger Kaufpreis unbedingt von Vorteil, weil sich damit der Restfinanzierungsanteil der Feuerwehr bzw. der Gemeinde verringert.
  • Fahrzeuge:
  • Bei der Beschaffung von neuen Feuerwehrfahrzeugen ist beim NÖ Landesfeuerwehrkommando, 3470 Tulln, Langenlebarnerstraße 108 mit dem dafür vorgesehenen Formular um Ankaufsgenehmigung im Dienstwege oder über FDISK anzusuchen. Der wahrscheinliche Kaufpreis ist gerundet anzugeben.
  • Erst nach dem Erhalt der Ankaufsgenehmigung darf die Ausschreibung nach den Vergaberichtlinien erfolgen. Bis zu einem Kaufpreis von Euro 40.000,- netto kann wie bisher mit zwei Angeboten verfahren werden. Von über Euro 40.000,- bis Euro 200.000,- muss österreichweit, über Euro 200.000,- netto europaweit ausgeschrieben werden. Musterausschreibungen sind im Landesfeuerwehrkommando bei OBR Ing. Jestl erhältlich. Nach erfolgter Ausschreibung und der Ermittlung des Bestbieters kann das Feuerwehrfahrzeug bestellt werden.
  • Gemeinden im Landesdurchschnitt oder darunter werden höher gefördert. Nachdem das Fahrzeug vom NÖ LFVB geprüft wurde, ob es der Baurichtlinie entspricht, kann die Förderung ausbezahlt werden. Dazu muss die  Rechnung und der Zahlungsnachweis dem NÖ Landesfeuerwehrkommando vorgelegt werden. Zu beachten ist, dass der Fahrzeugaufbauer schon im Angebot zusagt, dass er nach der Baurichtlinie aufbaut bzw. wenn er dies  nicht einhält, die Umbaukosten trägt.
  • Als Finanzierungsform ist auch Leasing möglich. In diesem Fall muss der Leasingvertrag dem NÖ Landesfeuerwehrkommando vorgelegt werden und die erste Leasingrate höher als der zugesagte Förderungsbetrag sein.
  • Das zur Förderung vorgesehene Fahrzeug muss aber auch nach der neuen Ausrüstungsverordnung für Feuerwehren zustehen. In dieser Verordnung werden die Gemeinden (=Großgemeinde!) in Risikoklassen eingeteilt. Nach diesen Klassen berechnet sich dann die Grundausstattung für die Feuerwehren der Gemeinde.  Feuerwehrfahrzeuge haben grundsätzlich eine  Nutzungsdauer von 25 Jahren. 
  • Geräte:
  • Vor der Anschaffung von Geräten ist in der der Förderungsrichtlinie (DA 2.1.1.) und in der Ausrüstungsverordnung nachzusehen, ob das betreffende Gerät überhaupt zur Förderung vorgesehen ist. Ist dies  der Fall, kann das Gerät gekauft werden und dann mit dem dafür vorgesehenen Formular , der Rechnung und dem Zahlungsnachweis direkt beim NÖ Landesfeuerwehrkommando um Förderung angesucht werden.  
  •  Schriftverkehr:
  • Grundsätzlich soll jedes Schriftstück über den Schreibtisch des Feuerwehrkommandanten gehen. Der Schriftverkehr umfasst vom Aktenvermerk über den Brief, Niederschriften bis zu den Formularen und der Ablage alles.
  • Der Aktenvermerk:
  • Ein Aktenvermerk wird über wichtige Gespräche, persönlich oder telefonisch, angelegt und beinhaltet: Datum, Uhrzeit, Gesprächsthema, Gesrächsparter, vereinbarte Termine etc.
  • Der Brief:
  • Mit Briefen werden Informationen an andere Personen in schriftlicher Form übermittelt. Der Brief  gliedert sich in:
  • Briefkopf, Adresse des Empfängers, Betreff, Bearbeiter, Telefon des Bearbeiter, Datum, Höflichkeitsfloskel (Sehr geehrte ......), Text, Höflichkeitsfloskel (z.B.: Mit freundlichen Güssen ), Unterschrift des Feuerwehrkommandanten, Beilagen
  • Siehe auch Anhang! Formulare: Formulare sind im Grunde genommen Briefe in einer vorgegebenen Form für immer wiederkehrenden  Schriftverkehr, wie z. B. Einsaztberichte, Unfallmeldung  usw. Vor dem ersten Ausfüllen eines Formulars sollte man sich auf jeden Fall die Ausfüllanleitung durchlesen.
  • Niederschriften und Protokolle:
  • Niederschriften und Protokolle sind von allen Besprechungen in der Feuerwehr, von der Mitgliederversammlung über Kommando- oder Chargenbesprechungen bis hin zu  Dienstbesprechungen über das Feuerwehrfest zu führen. Sie können ja auch als Nachweis der Anwesenheit z. B. gegenüber der Versicherung bei einem Unfall eines Anwesenden von Bedeutung sein. Eine Niederschrift bzw. ein Protokoll hat zu enthalten:
  • Art der Versammlung, Datum, Beginn und Ende, Anwesende, Entschuldigte, Tagesordnung, Behandelte Tagesordnungspunkte - genehmigt, abgelehnt oder vertagt, Unterschrift des Protokollführers und des Feuerwehrkommandanten.
  • Ablage:
  • Eine gute Ablage ist so angelegt, dass jeder sich darin zurecht findet. Daher sollte sie in Sachgebiete, wenn notwendig in  Untergruppen, gegliedert sein. Sie kann, je nach Größe des Schriftverkehrs, über mehrere Jahre gehen oder nur ein Jahr betreffen. Beispiel:
  • Sachgebiet 1: Schriftverkehr mit LFKDO, BFKDO, AFKDO
  • Sachgebiet 2: Schriftverkehr mit der Gemeinde, BH usw.
  • Sachgebiet 3: Schriftverkehr Versicherungen
  • Sachgebiet 4: Schriftverkehr Allgemein
  • Sachgebiet 5: Lehrgänge und Schulungen
  • Sachgebiet 6: Niederschriften und Protokolle
  • Sachgebiet 7: Förderungen
  • Sachgebiet 8: Einsatzverrechnung
  • Sachgebiet 9: Standesführung
  • Sachgebiet 10: Inventuren und Gerätestatistik
  • Dies gilt auch für die EDV (Ordner, Unterordner usw.) Sichern nicht vergessen!
  •  Die Standesführung:
  • Beispiel: Aufnahme einer 19 jährigen Frau
  • Gespräch mit dem Feuerwehrkommandanten
  • Beitrittserklärung
  •  Tauglichkeitsuntersuchung durch den Feuerwehrarzt
  • Beratung im Feuerwehrkommando
  • Mitteilung ob Aufnahme oder nicht durch den Feuerwehrkommandanten
  • Eintragung in das FDISK (Standesbuch, Stammblatt) wichtig für Versicherungsschutz!
  • Anmeldung beim NÖ LFV mittels FDISK
  • Ansuchen um Ausstellung eines Feuerwehrpasses über FDISK
  • Einkleidung
  • Grundausbildung in der Feuerwehr
  • Erste Hilfe Lehrgang
  • Abschluss Truppmann
  • Funklehrgang
  • Atemschutzgeräteträgerlehrgang
  • Technischer Lehrgang (bei Feuerwehr mit vielen technischen Einsätzen)
  • Technische Hilfeleistung
  • Der Feuerwehrpaß:
  • Der  Feuerwehrpass ist vom LdVD über FDISK zu beantragen. Die Daten dafür müssen vollständig und genau im FDISK erfaßt sein.  
  • Überstellungen:
  • Von der Feuerwehrjugend in den aktiven Stand mit Erreichen des 15. Lebensjahres
  • Vom aktiven Stand in die Reserve:       
  • mit 65
  • bei Verlust der Eignung 
  • mit 50 und 25 Dienstjahren (entscheidet FKDT)
  • Von FF zu FF. Wird vom "neuen" FKDT bestätigt.
  • Untersuchungen:
  • Eintragung von Untersuchungen und Impfungen durch den Feuerwehrarzt ins FDISK 
  • Kurse:
  • Kurse werden vom BFKDO (Module außerhalb der NÖ. LFS) oder von der NÖ Landes Feuerwehrschule im FDISK eingetragen bzw. nachgetragen. Ersatzausbildungen werden vom NÖ Landesfeuerwehrkommando eingetragen.
  • Ernennungen, Beförderungen, Bestellungen:
  • Werden durch den FKDT verfügt und bestätigt
  • Erwerb von Leistungsabzeichen:
  • Wird vom A-Ausschuß eines Bewerbes ins FDISK eingetragen oder vom NÖ LFKDO nachgetragen.
  • Berechtigung zum Regeln des Straßenverkehrs:
  • Wir nur von der Behörde vorgenommen!
  • Sonstige Änderungen:
  • Änderungen des Dienstgrades, Berufes etc. sind dem NÖ LFKDO unmittelbar zur Kenntnis zu bringen (FDISK, Mannschaftsstandliste).
  • Wenn ein Feuerwehrmitglied von der FF austritt ist es im Standesbuch zu streichen und dies dem NÖ LFKDO mitzuteilen (FDISK, Mannschaftsstandliste)
  • Bei Tod des Mitgliedes ist die Abmeldung mit FDISK zu machen. Das Formular "Sterbefallmeldeschein" ist auszufüllen und bei Verlangen dem NÖ. Landesfeuerwehrkommando vorzulegen.
  • Achtung: Ab 2007 wird der Feuerwehrpass (Papier) durch eine Karte im Kreditkartenformat ersetzt!
  • Beladepläne und Inventuren:
  • Beladepläne und Inventuren stellen sicher, dass Gerätschaften und Einrichtungsgegenstände leichter auf Vollständigkeit überprüft werden können. Beladepläne geben aber auch eine Übersicht der Beladung unserer  Fahrzeuge.
  • Geräte und Einrichtungsgegenstände gehören ebenfalls zum Vermögen der Wehr.
  • Beladepläne und Inventuren können ebenfalls über FDISK verwaltet werden.
  • Einsatzverrechnung und Tarifordnung:
  • Gegenüber der Gemeinde ist zum Kostenersatz verpflichtet, wer eine Brandsicherheitswache begehrt hat oder diese angeordnet wurde.
  • Im NÖ FG § 63  wird der Gemeinde die weitere Möglichkeit eingeräumt, nicht nur jenen, in dessen Interesse die Bekämpfung einer Gefahr erfolgt, sondern auch den bloßen Verursacher einer Gefahr, der nicht  ident mit dem von einer Gefahr Betroffenen sein muss, zum Kostenersatz heranzuziehen. Gedacht ist hier insbesondere an die Bekämpfung von Gefahren, die durch einen Unfall beim Betrieb eines Kraftfahrzeugs  eintreten.
  • Müssen im Zuge eines Einsatzes zur Brandbekämpfung Sonderlöschmittel eingesetzt werden, so gibt es keine Einschränkung hinsichtlich des Kreises der Verpflichteten und es erfolgt eine analoge Regelung zur  örtlichen Gefahrenabwehr.
  • Die Feuerwehren werden nicht nur im Rahmen der örtlichen Gefahrenpolizei tätig, sondern sowohl auf Grundlage anderer gesetzlicher Bestimmungen (z.B. StVO), aber auch im Auftrag von Behörden bzw. sonstigen  Verpflichteten zur Bewältigung von speziellen Gefahrensituationen (z.B.: Gewässerpolizei, Einsätze auf überörtlichen Verkehrsverbindungen, Tunnelanlagen).
  • Die Feuerwehren erbringen aber auch Leistungen im Sinne des § 32a Abs. 4. In beiden Fällen besteht eine Kostenersatzpflicht.
  • Die Rettung von Menschen und Tieren aus einer akuten Notsituation wird auf Grund einer entsprechenden Beschränkung in der Tarifordnung des NÖ Landesfeuerwehrverbandes nicht verrechnet. Dieser Fall der  Kostenersatzfreiheit ist auch im NÖ Feuerwehrgesetz (NÖ FG) verankert. Die Frage des Kostenersatzes bei der Rettung von Menschen und Tieren bei akuten Notfällen wird im Einzelfall zu beurteilen sein, wobei bei  der Rettung von Tieren ein strengerer Maßstab anzulegen sein wird. So wird in der Regel die Mithilfe der Feuerwehr bei der Suche nach Vermissten oder bei der Rettung von Tieren im Rahmen eines Brandes, aus  hochwasserführenden Gewässern usw. nicht kostenpflichtig sein. Die Bergung oder Suche eines entlaufenen oder entflogenen Haustieres wird jedoch in der Regel einen kostenpflichtigen Einsatz der Feuerwehr  darstellen.
  • Das NÖ FG  stellt im § 65 klar, dass Kostenersätze, die nach § 63 Abs. 3 den Feuerwehren zustehen, im Gegensatz zu Abs. 1 nicht mit Bescheid vorzuschreiben, sondern auf dem Zivilrechtswege geltend zu machen  sind. Bei der Einsatzverrechnung ist vor allem darauf zu achten, dass nur die für den Einsatz tatsächlich aufgelaufenen Kosten verrechnet werden dürfen. Es ist aber darauf Bedacht zu nehmen, dass die Situation  am Einsatzort bei gleichen Tätigkeiten aber verschieden sein kann (z.B. bei Freimachen von Verkehrswegen auf Autobahnen im Vergleich im Ortsgebiet sind auf der Autobahn alleine schon aus Sicherheitsgründen mehr  Einsatzkräfte erforderlich als im Ortsgebiet).
  • Feuerwehrveranstaltungen (DA 1.1.1)
  • Die Freiwilligen Feuerwehren können von der Steuergesetzgebung (UStG und KStG) und vom Gewerberecht her an drei Tagen Speisen und Getränke verabreichen und an einem Tag Karten verkaufen. Das für die FF  zuständige Finanzamt ist das FA 23, 1030 Wien, Radetzkystrasse 2.
  • Eine Feuerwehrveranstaltung ist daher nur vier Wochen vor Beginn der Veranstaltung bei der Gemeinde anzumelden. Es sind aber alle gesetzlichen Bestimmungen, welche z. B. für das Gastgewerbe gelten, einzuhalten. Verantwortlich ist der  Feuerwehrkommandant! Siehe auch neues  Veranstaltungsgesetz. Eine Veranstaltungshaftplfichtversicherung sollte auf jeden Fall abgeschlossen werden.
  • Es ist angeraten die Veranstaltung in einem eigenen Kassabuch abzurechnen und den Gewinn in die normale Finanzgebarung der FF auf der Einnahmenseite zu übernehmen. Diese Abrechnungen sind ebenfalls von den  Kassaprüfern zu prüfen.
  • Versicherungen und versicherungsähnliche Einrichtungen:
  • Bevor wir auf dieses  Thema eingehen, muss festgestellt werden, dass nicht alles in der Feuerwehr versichert werden kann. Wie wir wissen, ist vorbeugen besser als versichern. Dies bedeutet, dass eine gute Ausbildung der Feuerwehrmitglieder, eine gut persönliche Ausrüstung und moderne Geräte und Fahrzeuge westentlich zur Sicherheit beitragen.
  • Wie ist das Feuerwehrmitglied versichert? Allgemeinen Unfallversicherung (AUVA):
  • Bei der Allgemeinen Unfallversicherung (AUVA). Ein Unfall, der in einem örtlichen,  zeitlichen und ursächlichen Zusammenhang mit dem Feuerwehrdienst (Aufgaben der FF lt. NÖ FG) steht, wird wie ein Arbeitsunfall behandelt. Leistungen nach einem Unfall:
  • Behandlung in einem Unfallkrankenhaus, Rehabilitation, Umschulung oder Erlernen eines neuen Berufes, Unfallrente nach dem Grad der Erwerbsunfähigkeit, Witwen- und Waisenrente
  • Unterstützungsfonds des NÖ LFV (Hilfswerk)
  • Der Unterstützungsfonds ist eine versicherungsähnliche Einrichtung des NÖLFV. Die Statuten werden vom Landesfeuerwehrtag  erlassen und auch geändert. Finanzierung: Beitrag pro Feuerwehrmitglied und Jahr - Euro 5,-. Leistungen nach einem Unfall im Feuerwehrdienst:
  • Taggeld, einmalige Zahlung bei Erwerbsunfähigkeit, einmalige Zahlung bei Tod an die Hinterbliebenen, Begräbnisgeld, Beihilfe bei Sozialfällen (auch ohne Unfall) nach Antrag über BFKDO und Bürgermeister.
  • Wie sind Privatfahrzeuge versichert?
  • Reparaturhilfe des NÖ LFV (versicherungsähnliche Einrichtung)
  • Bei Fahrten zum Feuerwehreinsatz direkt zum Feuerwehrhaus, bei Fahrten zu Lehrgängen der NÖ LFS, bei Fahrten der Funktionäre des NÖ LFV und der Sachbearbeiter (BFKDO und AFKDO), wenn der Unfall 100%ig alleine verschuldet wurde bis zum Zeitwert des Fahrzeuges, höchstens jedoch Euro 8.750,- inc. MWSt., Meldung durch die FF an NÖ LFKDO, Aktenvermerk Polizei, Bestätigung BFKDT